Site yani ana gayrimenkulün tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında toplantı tarihinin belirlenmiş olabileceğini bildiren Sağır, yönetim planında tarihin yer almaması durumunda olağan genel kurulun yılın ilk ayında toplandığını aktardı.
Sağır, çoğu site, rezidans ve apartman yönetiminde bu toplantılar öncesi ön çalışmalara başlandığına işaret ederek, “Bu süreçte kat malikleri, yönetim planını detaylı şekilde incelemeli. Genel kurul tarihlerinin belirlenmesi ve aidat paylaşımının ne şekilde yapılacağı gibi önemli kararlarda yönetim planı dikkate alınıyor. Olağan genel kurul toplantısından önce mutlaka site yönetim planının dikkatlice okunması gerekiyor. Eğer ellerinde yönetim planı yoksa yönetim kurullarından talep edebilir veya ana gayrimenkulün bağlı bulunduğu tapu müdürlüğünden sağlayabilirler.” diye konuştu.

Site yönetimlerinin de bu süreçte mali hesapları kontrol etmesi gerektiğini ifade eden Sağır, “Hesapların doğruluğunu sağlamak adına faaliyet raporları, mali tablolar ve denetim raporlarının eksiksiz hazırlanmasının sağlanmasına dikkat edilmeli.” dedi. Sağır, yönetimlerin her yıl hesapları kapatıp, genel kurulda bu sonuçları mutlaka kat maliklerine sunması gerektiğine dikkati çekti.

“Kat maliklerine mali bilgiler verilmeli”

Yönetimlerin, kat maliklerinin veya onların temsilcilerinin siteyle ilgili mali tablolar konusunda bilgi sahibi olmalarının sağlaması gerektiğini aktaran Sağır, “Bu mali tablolar; banka, kasa ve stok hesapları, işletme projesinin yönetim planına uygunluğu, borçlandırmaların projeye uygunluğu, enerjiye ilişkin kullanımlar, faturaların karşılaştırılması, çalışanların birikmiş kıdem tazminatlarının hesaplanması ve SGK ödenmelerin yapılıp yapılmadığı gibi hususları içeriyor. Ayrıca genel kurullara yeni dönem işletme bütçesi de sunuluyor.” değerlendirmesinde bulundu.

Sağır, site yönetimlerinin, genel kurul toplantılarına ilişkin çağrıda bulunması gerektiğini de bildirerek, “Bu çağrıda toplantı tarihleri ve gündemin ne olduğunun yazılması gerekiyor. Kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda, kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı metni veya bir taahhütlü mektupla genel kurulun toplanacağı bildirilmeli.” diye konuştu. Sağır, söz konusu çağrıyla birlikte mevcut dönem gelir-gider ve faaliyet raporu, denetim raporu, yeni dönem tahmini işletme projesinin de tebliğ edilmesi gerektiğini vurguladı.

Apartman ve sitelerin fazla bağımsız bölümden oluştuğuna, yüksek katlı ve çok bloklu yapılar haline geldiğini belirten Sağır, “Kat maliklerinin kendi özel ve iş yaşamları günümüzde çok yoğun bir hal almıştır. Genel kurul toplantılarına ilgileri de azalmıştır. Toplantıların kat maliklerini huzursuz etmeden verimli bir şekilde onların en az vaktini alacak şekilde tamamlanması doğru olacaktır. Genel kurul süreçleri kat malikleri için daha şeffaf ve anlaşılır hale getirilmeli.” ifadelerini kullandı.

“Toplantıda alınan kararlar katılmayanlara tebliğ edilmeli”

Sağır, genel kurul toplantısının tutanak ile kayıt altına alınması ve görüşülen maddelere itirazlar varsa bu kayıtların da düzgün tutulması gerektiğini belirterek, toplantıya katılmayan kat maliklerine, alınan kararlar ve kabul edilmiş yeni dönemin işletme projesinin tebliğ edilmesi gerektiğini de kaydetti.